Les documents stockés dans un logiciel de Gestion Electronique de Documents peuvent provenir de plusieurs sources différentes:

- Les documents papiers:
Tout document sur support papier peut être numérisé grâce à un scanner, générant ainsi un fichier numérique pouvant être déposé dans un logiciel de Gestion Electronique de Document. Certains documents papiers doivent cependant être conservés pour des raisons légales.

- Les documents numériques:
Les documents existants ou créés dans un format numérique sont prêts à être stockés dans le logiciel de Gestion Electronique de document, quel que soit leurs formats (pdf, doc, xls, jpg, etc...).

- Le partage de documents:
Des documents en format numérique peuvent être proposés et partagés par des collaborateurs et partenaires directement au sein d'une plateforme informatique (Intranet par exemple), un circuit de validation permet de contôler la publication et le stockage des documents.

Un logiciel de Gestion Electronique de Documents doit permettre de stocker les documents de façon structurée. Plusieurs méthodes d'indexation et de classement sont disponibles (par catégorie, mot-clé, auteur, date, etc...). Il est également important de tenir compte des fonctionnalités de suivi de versions des documents ainsi que de leur cycle de vie.

La consultation des documents doit être possible selon des droits d'accès précis et ciblés. Un outil de recherche de documents doit également permettre de retrouver facilement des documents de tout type intégrant une recherche directe par mot-clé au sein même des documents.

Le portail Open Intranet dispose d'une application appelée "Base Documentaire" regroupant l'ensemble de ces fonctionnalités. Pour la mise en place d'une Gestion Electronique de Documents indépendante et intégrant d'autres fonctionnalités, nous utilisons le logiciel Open Source Maarch, ce dernier pouvant, comme toute solution Web, être intégré au portail Open Intranet.